“Cân đo” 7 Yếu Tố Cơ Bản Khi Mua Máy In Cho Doanh Nghiệp


“Cân đo” 7 yếu tố cơ bản lúc mua máy in cho doanh nghiệp

Để chọn được loại máy in thích hợp cho văn phòng, bạn hãy tìm câu trả lời cho những câu hỏi sau. Số tiền mà doanh nghiệp của bạn có thể chi trả là bao nhiêu? Hãy xem xét loại tài liệu sẽ in, số lượng in, các tính năng cần thiết và cũng đều có thể thêm tính năng nào? Bạn cũng phải kiểm tra kinh phí vật tư tiêu hao để xem bạn có thể chịu được chi phí ngày nay hay không.

Chọn theo giá

Dĩ nhiên bạn không muốn phải chi trả hơn khả năng. Nhưng trước khi quyết định mua cái máy in rẻ nhất bạn có thể tìm được, hãy xét xem “rẻ” thật sự nghĩa là gì, và tại sao máy in rẻ nhất lại không đồng nghĩa với lựa chọn tốt nhất. Loại máy in dành riêng cho doanh nghiệp được đa số các hãng sản xuất máy in cung cấp là những máy in có giá mới đầu càng thấp và chi phí thay mực càng cao.

Kết quả là, người duy nhất cũng có thể được lợi từ giá máy in thấp với kinh phí phụ cao là người in rất ít, và nối dài thời gian giữa các lần thay mực càng lâu càng tốt. Trừ phi bạn có nhu cầu in ít, bạn nên kiểm tra kinh phí mực in trước khi mua máy để không bị kinh ngạc do thiếu hụt ngân sách về sau. Để biết phương pháp thực hành việc này, hãy tham khảo chỉ dẫn cách tính kinh phí mực máy in tại đây.

Chọn theo công nghệ

Chọn máy in dựa vào công nghệ không cần là tương đối khó như trước đây, vì không còn nhiều khác biệt giữa vận tốc và chất lượng bản in. Nếu bạn chỉ thường in văn bản bình thường như thư từ, bảng tính, hay tư liệu không có nhiều đồ họa, trừ một vài logo đơn giản hay đường thẳng, thì máy in laser hay LED đơn sắc cũng đủ dùng cho bạn. Các kinh phí vật tư phụ cho loại máy in này cũng tương đối rẻ.

Máy in laser hay LED màu có vẻ là bước phát triển tự nhiên đi lên từ những mẫu máy đơn sắc, nhưng quá trình chuyển tiếp đang xảy ra rất chậm. Một nguyên do chính là máy in màu mắc tiền hơn và mực máy in màu cũng mắc; do đó, các doanh nghiệp phải thu xếp sử dụng in màu sao cho cũng có thể tránh dùng quá mức hay dùng không đúng cách. Một yếu tố quan trọng khác là chất lượng ảnh. Hầu hết máy in laser và LED đều khó in ra được hình ảnh mượt mà. Chất lượng hình tuyệt hảo là nguyên do duy nhất để máy in phun đáng được nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Có nhiều mẫu máy dùng riêng cho văn phòng có vận tốc và chất lượng in cạnh tranh. Linh hoạt về khả năng thích hợp nhiều loại giấy in là một đặc tính khác cần nhấn mạnh khi mua hàng, vì vài mẫu máy in cũng có thể có thể in trên vải được thiết kế đặc biệt, trên áo thun hay ngay khi trên CD/DVD. Máy in mực dạng đặc, hiện chỉ có Xerox sản xuất, sử dụng một công nghệ độc đáo làm tan những khối mực giống sáp rồi phun chất lưu nửa lỏng này qua các lỗ thật nhỏ ở đầu in lên giấy. Không giống như các hộp mực in hay bột màu, các khối mực này không dùng bao bì plastic, và do đó ít tốn phí vận chuyển, kho bãi và môi trường (Tham khảo: Xerox chế tác máy in phun dùng mực đặc, làm nóng giấy)

Chất lượng ảnh của máy in mực dạng đặc gần giống như của máy in laser hay LED, cũng thỏa đáng nhưng vẫn không tốt bằng máy in phun. Công nghệ này phù hợp với văn phòng nhỏ muốn in nhanh hơn in phun, nhưng ít phức tạp hơn in màu laser hay LED. Máy in mực dạng đặc cũng có thể có thể cạnh tranh ngang ngửa với máy in laser hay LED. Mời bạn tham khảo dịch vụ  đổ mực máy in của chúng tôi.

Chọn theo qui mô doanh nghiệp và cân nặng in

Khối lượng bạn cần in ra là bao nhiêu? Mỗi ngày vài tờ, vài chục tờ hay vài trăm tờ? Bạn là người duy nhất sử dụng máy in hay các đồng nghiệp của bạn cũng sẽ dùng máy in? Để không bị kẹt giữa tình trạng có quá độ hay quá ít máy in, bạn cần xét xem tính năng nào là phù hợp với nhu cầu của bạn. Hãy chọn một máy in và phun hay laser nếu bạn là người dùng duy nhất và bạn không tính in hơn vài chục trang mỗi ngày. Loại máy này có tốc độ chậm, không có những tính năng thông dụng như tự động in hai mặt, và có thể phải tốn thêm chi phí phụ tiêu hao hơn. USB là kiểu kết nối tiêu biểu, nhưng cũng nên xét đến tính năng kết nối mạng không dây sau này. Đối với máy in cho nhiều người dùng, tính năng kết nối mạng ethernet rất quan trọng để dễ dàng chia sẻ. Tính năng nối mạng không dây có thể hữu dụng cho những nhóm làm việc nhỏ hơn, nhưng vận tốc và độ tin cậy thường khác nhau.

Một cách dễ dàng để đánh giá trọng lượng cần in là tự hỏi bạn phải nộp lại khay giấy bao lâu một lần. Đối với nhiều người, câu trả lời là mỗi ngày không vượt quá một lần. Theo dõi việc sử dụng giấy trong vài ngày và kiểm tra xem khay giấy chỉ tiêu của máy in có vượt quá số lượng giấy in bình quân hàng ngày, tùy thuộc vào số lần bạn muốn thay giấy. Một cách khác là bạn hãy luôn giữ cân nặng in thực tiễn hàng tháng dưới mức mà bảng thông số kỹ thuật của máy in thể hiện.

Chọn theo tốc độ

Khối lượng bạn dự định sẽ in cũng giúp định vị tốc độ, khả năng xử lý và bộ nhớ mà máy in của bạn phải phải có. Bạn nên thận trọng khi xét đến các đặc tả tốc độ của máy in vì chúng cũng có thể có thể không phản ánh được cách bạn sử dụng. Tuy nhiên, các đặc tả này cũng cho biết máy in có thể đạt được đến mức độ nào đó trong điều kiện tối ưu. Một máy in có tốc độ in ra dưới 20 trang/phút (ppm) được coi là khá chậm; tốc độ in ra từ 20 ppm đến 40 ppm là thích hợp cho hầu hết các văn phòng; và máy in có tốc độ trên 40 ppm được dùng làm in trọng lượng lớn hơn (và các máy in như thế có giá tùy theo tốc độ). Máy in chủ không có riêng khả năng giải quyết hình ảnh.

Thay vào đó, chúng tùy thuộc vào một máy tính được kết nối để xử lý tác vụ này. Đối với máy in có BXL chuyên dùng, vận tốc giải quyết càng cao, máy sẽ nhận lệnh, hiểu được và in ra một tác vụ càng nhanh. Bộ nhớ máy in bạn nên có tùy thuộc vào con số và kích thước tư liệu công việc dự kiến phải in. Dung lượng bộ nhớ tiêu biểu cho 1 máy in doanh nghiệp cũng có thể có thể từ 64MB đến 256MB. Các model máy in cấp cao hơn còn có khả năng mở rộng bộ nhớ.

Chọn theo khả năng giải quyết giấy

Máy in bạn chọn nên có khả năng xử lý giấy tương xứng với công việc ngày nay của bạn, và máy phải có thể mở rộng để làm quen với sự tăng trưởng sau này. Vài máy in doanh nghiệp ở mức thấp nhất có công suất khay giấy chuẩn ít đặc biệt là 150 trang, đủ để dùng cho một nhóm làm việc nhỏ, cân nặng thấp; đáng tiếc là đa số các mẫu máy như vậy chẳng thể mở rộng được. Công suất tối thiểu điển hình hơn là 250 trang. Có vài máy in có khe hay khay phụ để nạp phong bì hay các dòng giấy in dày khác, hoặc cho phép bạn lắp đặt thêm khay nạp giấy mua riêng.

Nếu bạn thường xuyên nạp nhiều kiểu hay cỡ giấy khác nhau, bạn nên có khay dành cho mỗi kiểu để tiết kiệm thời gian và bớt bị bực mình. Máy in bạn dự định mua cũng nên có tính năng in hai mặt tự động. Dùng tính năng này sẽ làm thuê việc in chậm lại, nhưng bạn sẽ để dành tiền bằng phương pháp cắt giảm một nửa số giấy sử dụng, và điều đó có thể có mức giá trị nhiều hơn số thời gian bị mất. Các máy in hiện đại có thể in bì thư, nhãn dán, và thẻ bìa cứng thật sự dễ dàng, nhờ đường dẫn giấy thẳng hơn của hầu hết các máy in và phun và của vài máy in laser, và nhờ có khe nạp giấy bằng tay tránh được các chỗ đổi hướng gắt. Các máy in laser cao cấp còn có thêm bộ phận nạp giấy và hoàn thiện để xếp thứ tự, dập đinh kẹp, và xếp chồng bì thư hay bưu thiếp. Máy in khổ rộng cấp phép bạn in các khổ giấy lớn hơn khổ letter (8,5×11”) và legal (8,5×14”).

Chọn theo chức năng

Nếu bạn chỉ cần in tài liệu, có thể bạn sẽ chẳng cần máy in đa chức năng MFP (multifunction printer) hay đôi lúc còn được xem là máy in tất cả-trong-một (All-in-One). Nhưng nếu bạn phải số hóa các tư liệu giấy hay chia sẻ tài liệu với người khác, bạn cũng có thể cần một máy in MFP để mà chụp bản sao, tạo hình ảnh điện tử của tài liệu và lưu trữ hay gửi email các tài liệu này. Các máy in MFP cho doanh nghiệp nên có khay nạp giấy tự động ADF (automatic document feeder) để quét tài liệu nhiều trang dễ dàng hơn. Dù máy in MFP có vẻ là xu hướng trong tương lai, kiểu máy này có vài mặt hạn chế.

Nếu công sở bạn có nhiều công việc phải làm, nếu dùng một máy duy nhất để đảm bảo nhu cầu in, sao chụp, quét và gửi fax, máy sẽ bị quá tải và người dùng sẽ thấy nản. Về lâu dài, để quét hàng trăm hay hàng ngàn trang tài liệu, bạn sẽ cần một máy quét tài liệu chuyên dụng có khay ADF để công việc dễ dàng hơn.

Hãy tính toán chi phí mực máy in

Hãy bỏ lỡ chi phí đầu tư ban đầu cho máy in đơn năng hay đa năng của bạn. Qua thời gian, chi phí để thay mực máy in sẽ vượt quá giá của máy in. Hãy đáp ứng rằng kinh phí phụ phải nằm trong khả năng chi trả của bạn, và hãy tham khảo giá thành cẩn thận. Theo kinh nghiệm, giá bán của máy in càng rẻ thì giá mực in càng cao.

Theo PCWorld VN

Sưu Tầm: Internet – Danh bạ thông tin: TopVn

Bài Viết Liên Quan


Bài Viết Khác

Trả lời